大抵の会社に存在する仕事の一つに「電話対応」があります。
この仕事は外部との窓口であり、新人の事務員が任されやすい仕事です。
携帯電話が世の中に普及し、一人一台以上電話を持っている今の時代ですが、それと電話に慣れているかどうかは、また別問題ですよね？
ちなみに、私は７年間の会社員生活の中で８社の会社の事務職を経験し、その中で６社は電話応対の仕事をメインとしてきました。
一番多いときは、一日に80件以上の電話を取っていたこともあります！
そんな電話対応に慣れている私がコツなどをお伝えしようと思います＾＾
そこで、今回の記事では、事務の電話対応についてと電話対応の基本について、さらに、電話対応が苦手な場合の対処法について、詳しくご紹介していきます。
もしあなたが電話に出ることが苦手で悩んでいる場合は、一度読んでみてくださいね☆
事務の電話対応は？ポイントはこの２つ！
それでは早速、事務の電話対応の大事なポイントを最初にご紹介していきます。
電話対応をしていく中で大切なことなのでしっかりと覚えてくださいね＾＾
声量
１つ目は声の大きさです。
これ、とても大事です。
電話に出ていると、小さな声でぼそぼそっと話す方がたまにいらして、何度も何度も聞き直すはめになります＾＾；
一度聞き直すのはまだいいのですが、同じことを２度も３度も聞き直すことになると、聞く側も聞かれる側もなんとも気まずい雰囲気になります…。
それでも、前後の話の文脈でわかる内容ならまだいいのですが、社名や名前など、聞き逃してはいけないことだと余計に困りますよね？
ですので、相手に一発で聞き取ってもらえるように、声は大きめ、ハキハキと話すよう心がけていきましょう。
また、大きな声で話していると電話の内容を隣の先輩が聞いていて、アドバイスやフィードバックをくれることも稀にあって助かります。
気付かないうちに自分がミスをしていたら、早めに教えてもらえた方が仕事もはかどりますから、声を出して電話しているだけで思わぬ収穫です。
ただ、もしハキハキと話すことが苦手な場合は、口を大きめに開けるだけでも大丈夫です。
「あいうえお」の形をはっきりあらわすように意識すると、発音が良くなるので相手も聞き取りやすくなりますよ＾＾
トーン
２つ目は声のトーンです。
子供のころ、母が電話に出るときの話し方が「普段の話し声より１オクターブ上がっている」のを不思議に思いながら聞いていました。(そして自分もそれを真似していました＾＾)
電話は顔が見えないので、声だけでどんな人物なのか想像されます。
低めのトーンだと暗い人、高めのトーンだと明るい人だと印象付けられてしまうのです。
事務であっても、その会社として自分が出る電話は「会社の顔」と相手からも自然に思われますから、どうせなら明るい人だと思わせたいですよね？
そういうわけで、トーンを1オクターブ上げることを意識してみましょう。
これ、最初はできなくてもいいのです。
意識することが大事です！
男性や、私のように声が低めの女性はちょっと不利になるのですが、それならば意識の上だけでも２オクターブあげていきましょう！
思うだけならタダなので、ぜひ実践してみてくださいね☆
事務の電話対応の基本は？
受話器を取ってまず一言、「お電話ありがとうございます。○○(会社名)でございます」から始まる会社が一般的ですが、それ以外でも、電話における決まり文句がある会社も中にはあります。
このように電話対応をするときは、会社ごとの受け答えを覚えて対応していきましょう。
コツは、その会社に先にいる先輩を素直に真似て電話を取っていると、自然と身についてきます。
他にも、ファーストインプレッションは出会って３秒で決まるとよく言いますが、電話においてのそれは最初の一言で決まってしまいます。
ただ、だからといって緊張していては上手に話せなくなりますので、出来るだけ明るくハキハキと話しましょう！
そうすれば、最初の一言をトチったりどもったりしたとしても大丈夫です。
「失礼いたしました」で修正がききます。
また、話し出す瞬間に笑顔を作ると良いですよ。
電話で顔が見えていないから、笑顔を作るなんて意味がないと思うかもしれませんが、違います＾＾
明るくハキハキとした話し声は、表情で決まります。
明るい表情から、暗い声は出にくいからです。
スキップしながらネガティブなことを考えられないのと同じことです。
満面の笑みとまではいかずとも、口角を上げることを意識して話してみてくださいね。
事務の電話が苦手！どうしたらいい？
さて、肝心の私ですが、実は電話が大の苦手でした。
何故、電話対応に苦手意識を持っていたか？というと、
- 顔が見えないので、相手の感情がわかりにくい
- 最初に何を言ったらいいのかわからない
- 私の言葉で相手を怒らせたらどうしよう…
などと考えていたからです。
一言で言うと、怖かったんです。
でもこれって最初は誰でも同じで、やっぱり相手の顔が見えない電話って緊張しますし、見えないものは怖いです＾＾；
払拭できた一番の理由は「怖がらずに電話対応の数をこなしたから」というのが一番大きいです。
それこそ私だって新卒の仕事始めの頃は、泣きながら電話を取る日もありました。
でも今は、転職したての初めての会社で電話対応をしたときに褒められることすらあるくらいまで成長できています＾＾
このように、
経験値を貯めることで、誰しもレベルアップできる。
それが、電話対応です！
今回のまとめ
今回は、事務の電話対応についてと電話対応の基本について、さらに、電話対応が苦手な場合の対処法について、詳しくご紹介してきました。
メールやLINEなど、連絡手段が多様化してきた今の時代でも、電話対応ってなかなかなくなりませんよね？
そんな電話対応に慣れておくと、仕事でも頼りにされるようになりますよ＾＾
ポイントとしては、
- 声量（声の大きさ）
- トーン（声の高さ）
を意識するようにしましょう。
電話が苦手な場合は、とにかく「数をこなすこと」が一番の近道です！
電話対応は得意になっておくとちょっぴり有利です！
ちょっとずつでも、慣れていくように日々練習していきましょう＾＾
