忘年会が終われば、新年会！
「酒が飲めるぞー」とのんびり構えていたら、幹事の役が回ってくることがあります。
落ち着いて幹事ができるようにやらなければいけないことや注意点などを頭に入れておきたいですね。
今回の記事では、新年会の幹事の進め方のポイントと流れ、やり方の注意点について、さらに、日程や時期についても併せてご説明していきます。
もし初めて新年会の幹事をする場合は、こちらを参考にして進めてみてくださいね☆
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新年会の幹事！進め方のポイントはこれ！
新年会の幹事は、事前に準備をする裏方であり、当日はタイムキーパーです。
場合によっては司会進行も兼ねることがあります。
新年会では、会場（お店）の使用時間が限られます。
予約時間内に進行し、会を締めるのが幹事の役割です。
幹事の進め方の例を挙げます。
１、日程の調整
業務に支障の出ず、参加者が多そうな日を決めましょう。
遅くても、開催日は1月20日までにしておきます。
２、予算の決定
個人負担か、会社負担かを確認しましょう。
３、会場の確保
飲食店の収容人数、座敷かテーブル席か、予約できるかなどを確認してください。
参加者の好みに合わせて、食事と飲み物を決めていくと喜ばれます。
４、当日のプランを決める
挨拶や余興の有無などを決めます。
５、役割を決める
司会進行役・会計役・案内告知をする役などです。
小規模な会だと、全て幹事が担うことがあります。
６、新年会の告知
社内メールや案内状を配るなどして、参加者を募りましょう
７、出欠確認
参加者名と人数を把握しましょう。
８、当日
事前の準備のもと、滞りなく進めていきましょう。
当日の内容は次に詳しく書きます。
９、会計報告
請求書、領収書の提出と合わせて収支報告をします。
必要があれば、参加者に返金することもあります。
会社の行事の場合には、責任者に報告書の提出・報告をしましょう。
役割を決める際に協力が仰げる場合もありますので、初めての幹事でも落ち着いてプランを立てていってください。
また、和やかに進めるために2人体制の場合もあるでしょう。
例年、おなじみの司会上手な上司がいらっしゃるかもしれませんので、確認してみてください。
新年会の幹事の流れは？具体的にはどのように進める？
次に、当日の一般的な流れについて詳しくご紹介します。
１、開会宣言
司会者が開会の言葉を述べます。
一同の注目を集め、手短にすませてください。
挨拶の例
「それではこれより、株式会社○○の新年会をはじめます。
司会進行を勤めさせて頂く幹事の××と申します。どうぞよろしくお願いします」
２、代表者の新年の挨拶
出席者のうち、最も上の立場の方か、主催した代表の方に頼みましょう。
３、激励の言葉や来賓の祝辞
小さい会の場合、来賓はいらっしゃらないこともあるため、省略して、乾杯の音頭に移ってください。
４、乾杯の音頭
司会者か、二番目に立場が上の方に乾杯の音頭を頼みましょう。
５、食事、歓談、表彰など
新年会ではあまり余興をしません。
少しお腹が膨れた頃に、各部署の所信表明や個人の今年の抱負などを述べてもらうようにしましょう。
６、改めて新年スタートの号令や挨拶
三番目に上の立場の方に新年の挨拶の言葉をいただきます。
宴会の区切りとして「今年もがんばりましょう！エイ・エイ・オー！」といった声かけや万歳三唱、手締めなどをすることもあります。
７、閉会宣言
司会者が閉会の言葉を述べて終了します。
挨拶の例
「宴もたけなわではございますが、この辺でお開きにしたいと思います。
皆さん、今年も良い年になるよう、宜しくお願いします！」
事前にタイムテーブルを作成するとスムーズに進行できます。
新年会の幹事のやり方で注意点はある？
幹事はタイムキーパーの役割があります。
宴会を楽しみつつも、時計を気にするようにしてください。
また、お店を予約する際の確認をしっかりするとよいでしょう。
・収容人数
・料理やドリンクの内容
・テーブルの移動が可能か
・開始や終了が遅れるときの対応可能か
・人数変更になる場合の連絡期限の確認
・キャンセル料の有無
・喫煙可能かどうか
・クーポン使用が可能かどうか…など
司会も兼ねる場合、名前と役職を間違えないように注意してください。
名簿を作っておく際に、ふりがなを振っておいても無難です。
当日、間違えないことが重要です！
会費は事前に徴収できると、ごたつきません。
当日に徴収漏れのないように、名簿を作りチェックしていくのもおすすめです。
裏方、司会などで立てこみそうな場合は、お金の管理は別の方に頼んでもよいでしょう。
幹事は忙しいものです。
役割分担を行い、皆さんにお手伝いしてもらえるようにしておきましょう。
頼っては悪いなんてことはありません。
大きな会になると、幹事の病欠まで予測し、幹事が複数名いる場合もあります。
一人で背負いこまずに、手伝ってもらえるところは手伝ってもらいましょう。
新年会の幹事 日程はどのように決めればいい？
１月になるとお店の予約が混みあいだしますので、できるだけ年末中に日程を組むようにしてください。
日程を決める際に考慮したい点は以下の3点です。
・業務に差し支えのない日
・多くの人が参加できる日
・新年会の発起人や代表の方が出席できる日
日程を決めるコツは、必ず参加してほしい上司などキーパーソンから希望日を聞いておくことです。
候補日が決まったら、参加してほしい方々にメールを送り、参加できる日を知らせてもらうようにするとよいでしょう。
また、前年の日程を参考にして候補日を決めるようにするのも手です。
新年会の時期は？どれくらいがおすすめ？
遅くても、１月20日までには新年会をするのが一般的です。
しかし、混みあう時期ですので、それ以降の日になることも致し方ありません。
早めにお店を予約するためにも、日程調整は早めに終わらせておきましょう。
今回のまとめ
今回は、新年会の幹事の進め方のポイントと流れ、やり方の注意点について、さらに、日程や時期についても併せてご説明してきました。
再度まとめると、
新年会の当日に滞りなく進行できるように、事前の準備を怠ってはいけません。
流れについては事前にタイムテーブルを作るといいですね＾＾
幹事はタイムキーパーとして、宴会を楽しみつつも、時計を気にしてください。
新年会の時期については、１月20日までに行いましょう。
そして、日程で参加してほしい上司がいる場合は、事前に予定を聞いておくようにしてくださいね＾＾
一人でやりきろうとせず、事前に役割分担をして、手伝ってもらえるところは手伝ってもらうようにしましょう。
しっかりと「事前に」準備をして、幹事をやりきってくださいね☆
楽しい新年会を企画できるといいですね！
